Beställningsportalen firar 1 år

För ett år sedan började Eslövs kommun använda ett e-handelssystem, som idag kallas Beställningsportalen, för inköp.

Syftet med att införa ett e-handelssystem är bland annat att underlätta för organisationens beställare och på så sätt höja rättssäkerheten, men också att öka korrektheten i konteringssteget.

– Från början hade vi sex leverantörer som vi kunde beställa från och de första veckorna var det knappt 100 medarbetare som var inne i systemet. Idag ett år senare ser det lite annorlunda ut med 25 externa och 3 interna leverantörer och 695 aktiva användare, berättar Johanna Löthberg, e-handelsansvarig.

Bland kommunens leverantörer finns allt ifrån en lokal blomsterhandel till internationella företag. Just nu beställs det huvudsakligen varor, men det är också möjligt att beställa tjänster via systemet.

Elektroniska rekvisitioner

Under hösten har elektroniska rekvisitioner införts. Dessa ersätter rekvisitionsblocken som tidigare användes vid inköp hos leverantörer där kommunen inte har något avtal.

– Beställaren skapar rekvisitionen i systemet och får den attesterad. När rekvisitionen är godkänd kan den skrivas ut eller mejlas till leverantören. Detta är en del i att kommunens digitalisering och möjliggör bland annat arbete på distans, något som varit nödvändigt under pandemin. Även administrationen går snabbare och beslutet om att inköpet ska göras på detta sätt hamnar hos ansvarig chef, säger Johanna Löthberg.

För dig som tar emot de nya rekvisitionerna från Eslövs kommun kan det vara bra att uppmärksamma att det kan innebära att fakturan ska skickas till Eslövs kommun på nytt sätt. För mer information om hur du skickar fakturor till Eslövs kommun se eslov.se/fakturering.

Lätt att göra rätt

Som beställare är det enkelt att hitta avtalade produkter och tjänster i Beställningsportalen.

– Det ska vara okomplicerat att följa de upphandlade avtalen och med e-handelssystemet har det helt enkelt blivit lättare att göra rätt, säger Jenny Wingårdh, e-handelssamordnare.

När beställaren gör en beställning i Beställningsportalen, det vill säga fyller sin varukorg, så spelar det ingen roll från vilken av leverantörerna som varan eller tjänsten kommer. Beställaren kan blanda ”hej vilt” och skapa en beställning där artiklar från olika leverantörer ingår. Beställning får ett beställningsnummer och när den är klar skickas den för attest. Efter attest känner systemet av vilka leverantörer som finns med och enskilda ordrar skapas med unika ordernummer till varje leverantör.

– Denna process gör att det skapas färre beställningar än antalet ordrar i systemet. Det gör att den som ska godkänna inköpet får färre beställningar att attestera. Alltså en effektivare administration, menar Jenny Wingårdh.

Ökad rättssäkerhet

Att beställningar attesteras innan dessa skickas till leverantör medför en ökad rättssäkerhet. Här spelar införandet av elektroniska rekvisitioner, som kräver attest av chef innan de kan användas, en stor roll.

– Införandet av e-handelssystemet som helhet har skapat bättre rättssäkerhet för både beställare och leverantörer och en högre korrekthet när det gäller kontering och effektivisering, säger Johanna Löthberg.

Uppföljningsprocessen uppmärksammas

Det finns möjlighet till uppföljning av inköp i beslutsstödsprogrammet Qlikview för de som arbetar med inköp, upphandling och ekonomi.

Eslövs kommuns lösning på processuppföljning och användningen av detta har uppmärksammats och man har blivit inbjuden att visa upp arbetet för andra skånska kommuner men även i nationella sammanhang.

– Att vi kan följa upp på en mer detaljerad nivå än tidigare ger oss bättre beslutsunderlag och förståelse för verksamheterna. Återkopplingen från systemleverantören är att Eslövs kommuns sätt att mäta och visa upp detta är ”best in class”, något vi är otroligt stolta över, säger Johanna Löthberg.

Siffror i korthet

Eslövs kommun har sedan införandet av beställningsportalen hanterat:

• 13 166 beställningar
• 14 480 order
• 31 980 fakturor