Hallå, Lars Persson heter jag. Jag är näringslivschef i Eslövs Kommun.
Varje år köper svenska myndigheter upp varor och tjänster för 250 miljarder kronor.
Vi är här idag för att lära vårt näringsliv hur man kan bli en del av detta och skaffa bättre erbjudanden för att vinna upphandlingar.
Jag är här tillsammans med min kollega Cecilia Wennersten som är näringslivsstrateg.
Aida Kulic som är upphandlare och Emmy Bruhn som också är upphandlare.
Nu ska vi ge er de bästa tipsen och ställa lite kluriga frågor till Aida och Emmy om hur upphandlingar fungerar och hur man som företagare blir bättre på det.
Cecilia, vi träffar ju väldigt många företagare och får mycket frågor om upphandlingar.
Finns det någon fråga du brukar få från företagare?
Ja, jag tänker just nu i dessa speciella tider med corona och det kan bli panik eftersom upphandlingar kräver en viss framförhållning.
Kan man sätta in panikåtgärder eller följer man direktupphandling?
Ibland uppstår det situationer som man inte kan förutse och som är utom vår kontroll, Covid-19 är en sån situation.
I början av pandemin så kunde kommunen använda sig av ett snabbspår när det inhandlades nödvändigt material.
Snabbspåret innebar att kommunen kunde vända sig direkt till leverantörer för att inhandla exempelvis skyddsutrustning.
Övriga inköp och upphandlingar som gjordes under inledningen av pandemin var kommunen tvungen att följa lagen om offentlig upphandling trots omständigheterna.
Att nu frångå lagen om offentlig upphandling på grund av Covid-19 är inte aktuellt utan det var endast i den inledande fasen av pandemin.
Det är också så att kommunen inte har rätt att frångå lagen om offentlig upphanding om man brister i sin planering.
Aida, vi får ofta frågan var man hittar offentliga upphandlingar. Många känner att de har dålig koll på var man söker. Har du några tips på det?
Kommunen annonserar sina upphandlingar i TendSign, där kan man registrera ett konto och leta efter upphandlingar.
TendSign har även en tjänst där man kan prenumerera på upphandlingar, antingen baserat på upphandlingens namn, bransch, organisation eller annat.
Prenumerationstjänsten kostar en avgift men det går också bra med ett vanligt konto där man själv får gå in och söka efter upphandingar.
Vi som upphandlare har alltid möjligheten att informera leverantörerna via systemet när det finns en upphandling.
Ett tips är att ha en tillexempel en bra hemsida så att man syns och kan visa upp sina produkter, det kollar vi efter när vi letar efter företag inom branschen.
Kommunen har för tillfället inte möjlighet att föra något register över företag som kan vara aktuella för en upphandling.
Så TendSign är där man ska hålla ögonen och öronen öppna.
Emmy, vi vill ju gärna gynna det lokala näringslivet. Är det ett krav man kan ställa vid en upphandling, att det ska va närproducerat eller lokalproducerat?
Kommunen får inte ställa några krav som gynnar lokala näringsidkare, det strider mot likabehandlingsprincipen.
Det kan ju vara så att det är viktigt för kommunen att sätta vissa krav för att rätt behov ska uppfyllas.
Ett exempel kan vara färsk kyckling som indirekt begränsar antalet leverantörer.
Kommunen har också i sin företagshälsovård satt kravet att ha en närliggande mottagning för att personalen ska ha möjligheten att gå dit under arbetstid.
Hållbarhetsaspekter får vi mycket frågor om.
Verkligen, det blir allt viktigare med både social och miljömässig hållbarhet.
När det gäller upphandling finns det ju en uppfattning om att hur man än arbetar med sitt förbättringsarbete och certifieringar så är det ändå sista raden som avgör, alltså priset.
Vad tänker ni ur upphandlingsperpektiv om det?
Antingen så tittar kommunen på det offererade priset där man redan satt en kvalitetsnivå.
Annars så tittar kommunen på det offererade priset i kombination till en utvärdering av kvaliteten, så det finns två olika aspekter.
Tittar man på utvärderingen av både pris och kvalitet så kan leverantörer som uppfyller vissa krav få en fördel mot konkurrenter som inte arbetar med vissa krav.
Den här fördelen kan innebära att leverantören i utvärderingen får en bättre chans att vinna eftersom det get utslag på sista raden.
Det är sista raden som är det lägsta utvärderingspriset för att vi ska få fram den leverantören som har bäst pris i förhållande till kvaliteten.
Eller hur Emmy? Precis.
Vi är ju en kommun som består av många små företag och därmed känslan av att man är för liten för att ha en chans mot de stora företagen med mer muskler.
Upphandlingar varierar såklart i storlek och omfattning, därför är det svårare inom vissa branscher att konkurrera på lika villkor.
Ett tips är att man går ihop med en annan leverantör och drar nytta av varandras kompetens, personal och liknande för att vinna upphandlingar.
Man bör man också som leverantör titta över sin affärsmodell om den är anpassad för att leverera till offentlig verksamhet.
Det ska också tilläggas att kommunen alltid har en skyldighet att utreda och förkasta anbud som anses onormalt låga.
Nu vill vi gärna veta vilka era fem bästa tips för att vinna en upphandling är.
Spännande, vill du börja Emmy?
Det första och viktigaste är att läsa upphandlingsunderlaget noggrant.
Ett annat tips är att ställa frågor under anbudstiden om något är otydligt.
Följ också vad andra leverantörer ställer för frågor och vad kommunen svarar.
Precis, framförallt att man följer med svaren eftersom något kan ändras i underlaget.
Det är ju under tiden där man kan ställa frågor som man också kan påverka om det är något krav eller villkor man inte tycker passar sin bransch.
Ibland är det ju så att vi missar något eller tänker annorlunda och då är det leverantörer som påpekar det och vi gör en justering.
Man kanske har en fråga hur vi menade eller så, alla frågor är välkomna stora som små.
Var vänder man sig och ställer eventuella frågor man har?
Det gör man direkt under aktuell upphandling i TendSign, vårt upphandlingsverktyg.
Man kan tänka på det där med framförhålling, att inte sitta ut i sista minuten, utan planera.
Man kan också göra en checklista, så man inte missar det som efterfrågas. Ibland är det väldigt mycket dokumentation så då hjälper en checklista.
Ett annat tips är att hålla koll på sina konkurrenter och lära sig av andra. Det kan man göra genom att begära ut vinnande anbud från en tidigare upphandling.
Då ser man hur just den konkurranten har svarat och tänkt. Då drar man lärdom ur det.
Så håll koll på konkurrenterna och dra lärdom av tidigare upphahandlingar.
Va ute i god tid. Gör en checklista. Läs underlaget noggrant och sist men inte minst? Ställ frågor.
Där har vi alltså framgångsreceptet till en lyckad uphandling? Ja du kommer nog en bra bit på vägen.
Om jag då vill veta mer, vart ska jag då vända mig?
Har man allmänna frågor kring upphandling av varor och tjänster så går det bra att maila till oss på upphandlingsavdelningen på vår funktionsbrevlåda.
Har man däremot frågor kring enpreprenadupphandling så kan man vända sig direkt miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen eller serviceförvaltningen.
När kommunen har en specifik upphandling ute på annons så ska frågor som rör den aktuella upphandlingen hanteras direkt i TendSign.
Det är ju bra att veta att vi alltid finns där om man har några frågor, tankar eller synpunkter så är det bara att kontakta kommunen på ett eller annat sätt.
Det här va ju en spännande frågestund som vi hade tillsammans, fantastiskt kul och en möjlighet för alla företag att vara med.
Tänk er det, 500 miljarder kronor som offentliga verksamheter gör upphandlingar för varje år.
Det är heller inte alltid så många anbud som kommer in, det ska man tänka på. Det finns affärer där ute.
Då hoppas jag att vi har hjälpt er där ute att bringa lite klarhet och svara på några frågor kring upphandlingar.
Stort tack till Emmy, Aida och Cecilia för att ni tog er tid att vara med här i detta intressanta samtal, tack!